የኢትዮጵያዊ የላቀ አፈጻጸም ተቋም ሞዴል

 የኢትዮጵያዊ የላቀ አፈጻጸም ተቋም ሞዴል

1.       ራዕይ — Vision ተቋሙ የሚሄድበት ግልጽ አቅጣጫ።

2.      ዓላማ — Purpose “ለምን ኖረን?” የሚለው መሠረታዊ ጥያቄ።

3.    እሴት — Values ተቋሙ ምን ነገር ላይ በፍጹም ድርድር እንደማያደርግ።

4.    ሰው — People ትክክለኛ ሰው፣ ትክክለኛ ሚና፣ ትክክለኛ ብቃት።

5.    መዋቅር — Structure ማን ምን ይሠራል? ማን ለማን ይጠየቃል? ማን ምን ይወስናል?

6.    ሥርዓት — Systems KPI፣ በጀት፣ ሪፖርት፣ የውሳኔ ሥርዓት፣ የአፈጻጸም ግምገማ፣ የጥራት ሥርዓት።

7.     ደንበኛ — Customer ተቋሙ የሚኖረው ለደንበኛ ዋጋ ለመፍጠር ነው።

8.    አፈጻጸም — Execution ራዕይን ወደ ዕለታዊ ሥራ የሚቀይር ችሎታ።

9.    ፈጠራ — Innovation የዛሬን ሥራ ብቻ ሳይሆን የነገን ዕድል መፍጠር።

10.   ቀጣይነት — Sustainability ተቋሙ ከመሥራቹ ወይም ከአንድ መሪ በኋላም እንዲቀጥል ሥርዓት መገንባት።

የላቀ አፈጻጸም ማለት፦ በአንድ ጊዜ ጥሩ ውጤት ማምጣት አይደለም፤ በተደጋጋሚ፣ በሥርዓትና በተቋማዊ ባህል ጥሩ ውጤት ማምጣት ነው። እና ከዚያም አንድ ደረጃ እንሻገራለን፦ “Excellent Company” መገንባት ብቻ አይበቃም፤ “Excellent Institution” መገንባት አለብን።

ቀጣዩን ሥራ እንዲህ እንጀምር “የኢትዮጵያዊ የላቀ አፈጻጸም ተቋም — 8 መሠረታዊ መርሆዎች” በሚል ርዕስ እያንዳንዱን መርህ በጥልቀት እንገንባ። ለእያንዳንዱ መርህ የምንጠቀመው ቅርጽ፦ የመጽሐፉ ሐሳብ → የዛሬ አውድ → የኢትዮጵያ ችግር → የተቋም መርህ → የCEO ሚና → የሥርዓት ግንባታ → KPI → ተግባራዊ ምሳሌ → የተቋም ግንባታ ትምህርት፤ ይህን በዚህ መንገድ ካስኬድነው ለኢትዮጵያ የሚሠራ የተቋም ግንባታ ፍሬምወርክ እንፈጥራለን።

የኢትዮጵያዊ የላቀ አፈጻጸም ተቋም

በተግባር ወደ ሥራ መቅረብ ከ“ማወቅ” ወደ “ማድረግ”

አንድ ተቋም የሚወድቀው ሁልጊዜ ዕውቀት ስለሌለው አይደለም። ብዙ ጊዜ የሚወድቀው የሚያውቀውን በወቅቱ ወደ ተግባር ስለማይቀይር ነው። ብዙ ድርጅቶች ስብሰባ ያደርጋሉ። ዕቅድ ያዘጋጃሉ። ሪፖርት ይጽፋሉ። ስትራቴጂ ያዘጋጃሉ። ስልጠና ይሰጣሉ።

ነገር ግን በመጨረሻ፦

ü  ዕቅድ አለ፤ ውጤት የለም።

ü  ስብሰባ አለ፤ ውሳኔ የለም።

ü  ውሳኔ አለ፤ አፈጻጸም የለም።

ü  ሥራ አለ፤ ተጠያቂነት የለም። ይህ ነው የአፈጻጸም ክፍተት (Execution Gap)

1.1 በኢትዮጵያ አውድ የምናየው ችግር

በብዙ ተቋማት የሚታየው ባህል፦

ü  “እንየው”

ü  “እንመክርበት”

ü  “በሚቀጥለው ስብሰባ እንመለስበታለን”

ü  “ከአስተዳደሩ መመሪያ እንጠብቅ”

ü  “ሪፖርት እናቀርባለን” እያለ ሥራው ሳይፈጸም ጊዜ ይሄዳል።

በዚህ ሁኔታ ተቋሙ ሥራ የበዛበት (Busy) ሊመስል ይችላል፤ ግን ከፍተኛ አፈጻጸም ያለው (High-Performance) አይሆንም።

ዋናው ለውጥ

Busy Organization

→ ብዙ ስብሰባ

→ ብዙ ኢሜይል

→ ብዙ ሪፖርት

→ ብዙ ሥራ

ከዚያ High-Performance Organization

→ ግልጽ ሆኖ ቅድሚያ የሚሰጠዉ

→ ፈጣን ውሳኔ

→ ግልጽ ባለቤትነት

→ የሚለካ ውጤት

→ ተጠያቂነት

→ ቀጣይ ማሻሻያ

1.2 “Action” ማለት በችኮላ መሥራት አይደለም

በተግባር ወደ ሥራ መቅረብ ማለት ሳያስቡ መሥራት አይደለም። እውነተኛ የአፈጻጸም ባህል፦ Think → Decide → Act → Measure → Learn → Improve ማለት ነው። (አስብ → ወስን → ፈጽም → ለካ → ተማር → አሻሽል) ይህ የተቋሙ የዕለት ተዕለት የሥራ ዑደት መሆን አለበት።

1.3 ውሳኔ ካልተወሰነ ስብሰባው አልተጠናቀቀም

አንድ የአፈጻጸም ተቋም ስብሰባን በ“ተወያይተናል” አይለካም። በእያንዳንዱ ውሳኔ ላይ አራት ጥያቄዎች መኖር አለባቸው፦

1. ምን ይደረጋል?
2. ማን ያደርገዋል?
3. መቼ ይጠናቀቃል?
4. ውጤቱ እንዴት ይለካል? ይህ ቀላል የሚመስል ቢሆንም የአፈጻጸም ባህል መሠረት ነው።

1.4 የCEO ሚና

CEO ሁሉንም ሥራ ራሱ ማድረግ የለበትም። የCEO ዋና ሥራ፦ “ሥራውን ራሱ መሥራት ሳይሆን፣ ተቋሙ ትክክለኛውን ሥራ በትክክለኛው ጊዜ በትክክለኛው ሰው እንዲያደርግ ሥርዓት መገንባት ነው።” ስለዚህ CEO የሚጠይቀው፦

• ቅድሚያችን ምንድነው?
• ባለቤቱ ማነው?
• የሚለካው ውጤት ምንድነው?
• እንቅፋቱ ምንድነው?
• ምን ውሳኔ ያስፈልጋል?
• መቼ እንገመግመዋለን? የሚሉ ጥያቄዎች ናቸው።

1.5 ይህንን ወደ የተቋም ሥርዓት እንዴት እንቀይረዋለን?

የአፈጻጸም ሥርዓቱ እንዲህ ሊሆን ይችላል፦

ራዕይ
↓
ስትራቴጂ
↓
ዓመታዊ ግቦች

↓
የሩብ ዓመት ቅድሚያዎች

↓
የወር ውጤቶች

↓
የሳምንት ተግባራት

↓
የዕለት አፈጻጸም

↓
KPI
↓
ግምገማ
↓
ማሻሻያ እዚህ ላይ ነው ስትራቴጂ ከሰነድ ወደ ሥራ የሚወርደው።

1.6 የአፈጻጸም ባህል ለመገንባት 7 የተቋም ህጎች

1. ውሳኔ ያለ ባለቤት አይኖርም።

2. ተግባር ያለ የጊዜ ገደብ አይኖርም።

3. ግብ ያለ መለኪያ አይኖርም።

4. ሥልጣን ያለ ተጠያቂነት አይኖርም።

5. ስብሰባ ያለ ውሳኔ አይጠናቀቅም።

6. ስህተት ያለ ትምህርት አይደገምም።

7. ውጤት ያለ ግምገማ አይተውም።

1.7 የዚህ መርህ ዋና ትምህርት

የላቀ ተቋም የሚለየው ምን ያህል ያውቃል? በሚለው አይደለም። የሚለየው፦ “የሚያውቀውን ምን ያህል ፈጣን፣ ጥራት ያለውና ተደጋጋሚ ውጤት ወደሚያመጣ ተግባር ይቀይራል?” በዚህ ምዕራፍ የምንገነባው የመጀመሪያው መሠረት ይህ ነው፦

“ተቋም የሚገነባው በታላቅ ሐሳብ ብቻ አይደለም፤ ታላቅ ሐሳብን ወደ ተደጋጋሚ ውጤት በሚቀይር የአፈጻጸም ሥርዓት ነው።” ቀጣዩ መሠረት፦ “ከደንበኛ ጋር መቀራረብ — Close to the Customer” ነው። ይህንንም ከደንበኛ ፍላጎት እስከ የገቢ ፈጠራ፣ የደንበኛ ልምድ፣ ታማኝነት እና የዕድገት ሥርዓት ድረስ በጥልቀት መገንባት ይገባል።